ترلو چیست؟ معرفی بهترین ابزار مدیریت پروژه
درصورتیکه که سبک کاری فریلنسری رو انتخاب کرده باشید و مدتی هم فعالیت تخصصی داشته باشید مطمئنا با چالش های مدیریت همزمان چند پروژه و ارتباط با کارفرما سروکار داشتید. سازماندهی و رعایت مهلت های زمانی برای حفظ یک کسب و کار آزاد و موفق خیلی مهمه، اینجاست که ترلو و نرم افزار های مدیریت پروژه کلی میتونن توی مدیریت کارها کمک کننده و مفید باشه.
ترلو چیست؟
ترلو یه ابزار مدیریت پروژه هست که بهتون کمک میکنه که حواستون به همه‌چی باشه، مثلاً لیست کارایی که باید انجام بدید یا گفت‌وگوها و ارتباطتون با مشتری یا هر وظیفه ای که نیاز به پیگیری داره.
ولی قبل از هرچیزی بهتره که درباره بخش های مهم ترلو صحبت کنیم.
۱- بوردها
بورد ترلو چیست؟
بوردها همون کاری رو میکنن که با وایت بورد میشه کرد، به این شکل که هر ایده، مشکل و یا وظیفه ای که وجود داره رو توی بوردها برای رصد و رهگیری بهتره پروژه اضافه میکنیم.
به ازای هر پروژه میتونیم بوردهای جداگانه‌ای ایجاد کنیم و هر تغییراتی که لازمه تا اون پروژه تکمیل بشه رو به تناسب پروژه اضافه میکنیم.
لیست ها List:
با استفاده از لیست ها میتونیم کارت ها رو با ساخت دسته بندی مناسب که هم راستا با هدفمون هست مرتب کنیم تا توی مدیریت کارت ها به مشکلی بر نخوریم.
مثلا ساخت لیست جداگانه برای مدیریت کارهایی که باید انجام داد (ToDo list)، کارهایی که درحال انجام هستن ( inProgress) و کارهایی که تموم شدن (done) از متداول ترین روش ها برای لیست بندی کارت ها توی ترلو هست.
البته ما میتونیم برحسب نیازمون این لیست ها رو تغییر بدیم.
کارت (card) ها:
مهمترین و جزئی ترین بخشی که توی ترلو و یا هر ابزار دیگه‌ی مدیریت پروژه باهاش سروکار دارید همین کارت هایی هستن که نمایانگر یک تکلیف یا یک مسئله برای انجام داو با اضافه کردن توضیحات بیشتر درباره اون تکلیف مشخص میشه که دقیقا چه کاری باید انجام بشه.
به ازای هر مسئله، حتی اگه به نظرتون جزئی هست بهتره که کارت جداگانه ای ایجاد بشه تا از کلی گویی و ساخت کارت های گنگ که ممکنه داخلش چند تا تسک کوچیک تر باشه جلوگیری بشه.
به عنوان مثال میتونیم یک کارت اضافه کنیم با موضوع برطرف کردن مشکل عدم بارگذاری مناسب فونت توی سایت و یا کارت جداگانه ای برای بررسی عنوان مقاله داشته باشیم و یا هرچیز دیگه ای که لازمه براش وقت صرف کرد رو توی لیست پروژه هامون اضافه میکنیم.
حالا در ادامه این بررسی میکنیم که ترلو چه ویژگی های متمایزی نسبت به رقبای دیگه‌ش داره و چطور میتونه به فریلنسر ها کمک کنه تا با ساده ترین روش اقدام به مدیریت پروژه های فریلنسری کنید.
ویژگی های ترلو
رابط کاربری ساده
یکی از مهمترین مزایای ترلو ، رابط بصری ساده و جذاب اون هست. کار کردن با ترلو خیلی ساده و کاربر پسنده و میتونیم هر چند تا تسک و وظیفه که مایل هستیم رو به پروژه جهت پیگیری و انجامشون اضافه کنیم.
همچنین با ویژگی drag and drop به راحتی و تنها با کشیدن و رها کردن، کارت ها رو بین بخش های مختلف جابجا کنیم.
ترلو با فراهم کردن ویژگی شخصی سازی ظاهر هر board، این امکان رو میده که هرطور که مایل هستیم فضای بوردها رو تغییر بدیم و از بقیه پروژه هایی که داریم متمایزش کنیم.
همین سادگی ترلو موجب محبوبیت زیادش شده و تا الان بیش از ۲ میلیون تیم از ترلو استفاده میکنن.
رایگان ولی حرفه‌ای
برخلاف بعضی از ابزارهای مدیریت پروژه که هم پیچیده هستن و هم نیاز به پرداخت حق اشتراک ماهانه و یا خرید هستن، پلن رایگان ترلو برای مدیریت پروژه تیم های کوچک خیلی کاربردی و کامله، که البته اگه نیاز به امکانات بیشتر دارید میتونید از پلن های دیگه‌ش هم استفاده کنید.
پیگیری پروژه ها
میتونیم برای هر پروژه، صفحه‌ی اختصاصی ایجاد کنیم و لیست ها و کارت هایی را برای پیگیری مراحل مختلف پروژه اضافه کنید.
میتونید از برچسب‌ها برای دسته‌بندی کارت‌ها و اضافه کردن تاریخ‌های سررسید تحویل پروژه استفاده کنید تا از سررسیدها مطلع شوید.
مدیریت زمانی پروژه درجه اهمیت بالایی داره و حتما باید بر اساس زمانی که برای انجام پروژه و تسک ها در نظر گرفتیم عمل کنیم و تحویل کار ها رو مدیریت شده انجام بدیم و به تعویق نندازیم.
در واقع trello با ویژگی آلارمی که پیاده سازی کرده، وقتی که به ضرب الاجل تحویل پروژه نزدیک میشیم و یا اینکه وقتی که کارتی به روز میشه، اعلان ها رو ارسال میکنه، بنابراین هیچ موقع انجام تسک های پروژه رو از دست نمی دهیم.
همکاری راحت تر با کارفرما
ترلو همکاری با مشتریان و کارفرمایان پروژه ها رو آسانتر می کنه و شما می تونید کارفرما رو به صفحه مربوط به پروژه دعوت کنید و آنها رو از وضعیت پروژه آگاه کنید و همچنین کارفرما میتونه نظرات، پیوست و چک لیست هایی که لازم هست رو به هر تسک اضافه کنه تا شفافیت و تعامل کارفرما توی انجام پروژه افزایش پیدا کنه.
ویژگی بعدی که میتونیم بهش اشاره کنیم اضافه کردن سطح دسترسی هر شخص به بخش های مختلف board پروژه هست، بنابراین کارفرماها فقط تابلوها، فهرست‌ها و کارت‌هایی را میتونن ببینن که شما دسترسیش رو اعطا کردید.
مدیریت حجم کارها
درصورتی که میخواید یک فریلنسر موفق باشید، مدیریت موثر حجم کاری خودتون خیلی ضروری هست. ترلو میتونه به شما کمک کنه حجم کاری خودتون رو متعادل کنید و از تعهد بیش از حد به پروژه‌ها جلوگیری کنید.
شما می تونید از روشن شدن تقویم استفاده کنید تا تمام وظایفی که مهلت تحویلش توی روز های مختلف هست رو توی یک مکان ببینید تا حجم کاری خودتون رو به تناسب زمان های خالی که دارید بهتر مدیریت کنید.
همچنین میتونید کارتهای قدیمی بررسی کنید تا ببینید کدوم کارت‌ها برای مدتی به‌روزرسانی نشده‌اند تا توی شناسایی پروژه‌هایی که به توجه و پیگیری شما نیاز دارند کمک کند.
کارهای تکراری را خودکار کنید
ترلو دارای چندین ویژگی اتوماسیون هست که میتونه کارهایی روتین و تکراری رو خودکارسازی کنه تا وظایفی که به عهده دارید هوشمندانه تر و سریعتر انجام بشه و درنهایت توی زمان شما صرفه جویی بشه.
به عنوان مثال، میتونید شرط و قاعده‌ای تنظیم کنید تا درصورتیکه کارت و یا تسکی از لیستی به لیست دیگه منتقل شد بصورت اتوماتیک به شما ایمیل ارسال بشه و یا اینکه اگه task انجام شد اون تسک توی ترلو آرشیو بشه.
شما می‌توانید از Power-up Butler برای خودکار کردن کارهایی مانند ارسال یادآوری یا ایجاد کارت بر اساس شرایط خاصی که مدنظرتون هست استفاده کنید تا دیگه همه چیز رو دستی انجام ندید و درگیر مباحث روتین نشید.
اتصال به ابزارهای کمکی
ترلو با بسیاری از ابزارهای دیگر که فریلنسرها استفاده می کنند، مانند گیت هاب، گوگل درایو، slack، تلگرام و یا با برنامه های مدیریت زمان، نرم افزار مالی، CRM و ابزارهای ارتباطی، ادغام میشه و شما میتونید ترلو رو به این ابزارها متصل کنید تا گردش کار رو ساده تر کنید و مدیریت پروژه فریلنسری خودتون رو بهینه تر کنید.
به عنوان مثال اگه شما برنامه نویس فریلنسر هستید و کارفرمای شما میخواد به ازای هر تغییری که روی ساختار کدنویسی اعمال کردید نظر بده کافیه که پروژه رو توی گیت هاب آپلود کنید و درنهایت به ترلو وصلش کنید.
اینطوری با اتصال به ترلو این امکان فراهم میشه تا کارفرما هر branch و commit رو بتونه ببینه و مستقیما به کارت های پروژه اضافه کنه و نظراتش رو بده و یا اگه task جدیدی باید انجام بشه به راحتی بتونه اونها رو اضافه کنه و شما هم سریعتر نسبت به تغییرات اقدام کنید.
در نتیجه ترلو ابزار عالی برای مدیریت پروژه فریلنسرهاست. با رابط کاربری ساده، ویژگی‌های همکاری، مدیریت حجم کاری، اتوماسیون و قابلیت‌های یکپارچه‌سازی که داره، اون رو به ابزاری ارزشمند برای سازماندهی پروژه‌ها تبدیل کرده. اگر شما یک فریلنسر هستید که دنبال یک ابزار مدیریت پروژه هستید، ترلو قطعا ارزش بررسی و استفاده کردن رو داره.